Homeoffice

Rechte und Pflichten für Arbeitgeber und Selbstständige

Die Digitalisierung macht die Arbeit flexibler. Aber auch wenn Arbeitnehmer im Homeoffice oder mobil arbeiten, müssen Rechte weiterhin geschützt und Pflichten erfüllt werden. Wenn Sie als Selbstständiger ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten, gibt es zudem steuerlich einiges zu beachten. Wir erklären, wie Sie die Vorteile des Homeoffice für Ihre Mitarbeiter und für sich selbst optimal nutzen.

Homeoffice

Grenzen der Flexibilität festlegen

Kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice

Prinzipiell gilt: In Deutschland gibt es keinen Anspruch per Gesetz auf das Arbeiten im Homeoffice. Dies gilt für beide Seiten. Passt das Homeoffice aus Sicht des Arbeitgebers nicht zur Tätigkeit des Mitarbeiters oder zum Unternehmenskonzept, muss er dem nicht zustimmen. Umgekehrt dürfen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter nicht plötzlich zum Homeoffice anweisen, weil etwa der Betrieb umzieht oder eine Filiale geschlossen wird.
Enthält bereits der Arbeitsvertrag oder die Betriebsvereinbarung einen Homeoffice-Anspruch oder stimmen Vorgesetzte und Mitarbeiter nachträglich zu, sollten gesonderte Rahmenbedingungen geklärt und schriftlich fixiert werden.

Arbeitszeitgesetz, Dokumentationspflicht und Datenschutz gelten auch außerhalb der Firma

Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Wochentage und Uhrzeiten, zu denen der Mitarbeiter zu Hause arbeitet und erreichbar ist, festzulegen. Auch für das Homeoffice sowie die mobile Arbeit gelten das Arbeitszeitgesetz und die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit.
Um datenschutzrechtliche Vorgaben zu erfüllen, ist sicherzustellen, wie beim Arbeiten außerhalb der Firma mit Daten, Betriebsgeheimnissen und IT-Geräten umzugehen ist. Eine Klausel im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung kann zum Beispiel enthalten, dass betriebliche Arbeitsgeräte nicht für den privaten Gebrauch genutzt werden dürfen und sensible Inhalte im Betrieb bleiben.

Arbeitsschutz und Kostenübernahme

Bildschirmgröße, Beleuchtung sowie die Ergonomie von Tisch und Stuhl müssen die gleichen Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes erfüllen, die für das Firmenbüro gelten. Eine Gefährdungsbeurteilung durch den Arbeitgeber ist laut Arbeitsstättenverordnung auch für das Homeoffice vorzunehmen. Findet die Tätigkeit nur im Homeoffice statt, trägt in der Regel der Arbeitgeber die Kosten für die heimische Büroeinrichtung inklusive Hardware und Software. Arbeitet der Mitarbeiter sowohl im Betrieb als auch von zu Hause, ist die Kostenübernahme Verhandlungssache. Die Kosten für die notwendige Software übernimmt meist der Arbeitgeber.

Kosten für das Arbeitszimmer steuerlich absetzen

Fall 1: Homeoffice gleich Firmensitz

Ob oder inwieweit Selbstständige die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen können, hängt vom Einzelfall ab. Handelt es sich bei dem Arbeitszimmer um einen separaten Raum, der ausschließlich für Arbeitszwecke ausgestattet und Mittelpunkt der Tätigkeit ist, ist der Fall klar: Ausstattung sowie anteilige Kosten – etwa für Miete und Strom – können dann in unbegrenzter Höhe vom Gewinn abgezogen werden.

Fall 2: Kein Büro im Betrieb

Ist in Werkstatt, Praxis oder Ladenlokal kein geeigneter Arbeitsplatz für Büroarbeiten vorhanden, nehmen viele Selbstständige die Akten mit nach Hause. Bis maximal 1.250 Euro pro Jahr dürfen sie die Kosten für das Homeoffice als zusätzliche Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen. Die Höhe der laufenden Kosten ergibt sich aus dem Anteil, den das Arbeitszimmer von der Gesamtwohnfläche ausmacht. Diese Kosten müssen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Ausgaben für die Ausstattung sind unbegrenzt steuerlich absetzbar.

Tipp: Homeoffice-Bedarf nachweisen

Fotografieren Sie die Räumlichkeiten in Ihrem Betrieb, um bei späteren Nachfragen des Finanzamts nachweisen zu können, dass die Betriebsstätte nicht für Büroarbeiten geeignet war. Denn stellt sich heraus, dass Größe, Lage und Ausstattung der Betriebsstätte ein häusliches Arbeitszimmer überflüssig machen, erkennt das Finanzamt diesen Betriebsausgabenabzug nicht an. 

Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung etwa durch einen Steuerberater nicht ersetzen.

Zuletzt aktualisiert am 20. Februar 2018